„Kierowcy przestali mnie okradać" – historia pewnego właściciela floty

Dziś Tomasz – właściciel firmy serwisowej z Mazowsza – opowiada o tamtym czasie z pewnym spokojem. I z jednym zdaniem, które brzmi jak puenta dobrego felietonu: „Kierowcy przestali mnie okradać. A przynajmniej przestali sięgać mi do kieszeni, bo teraz wiedzą, że to widać".

Cichy koszt każdej floty

Kradzieże paliwa, prywatne przejazdy służbowymi samochodami, tankowania na stacji „po drodze" – to zjawiska, o których wielu właścicieli firm doskonale wie, ale które przez lata traktuje jak nieuchronny koszt prowadzenia działalności. Trochę jak podatek od zatrudnienia, który się płaci, bo nie bardzo wiadomo, jak go uniknąć.

Tymczasem skala problemu bywa niemała. Według danych firm analitycznych zajmujących się telematiką, nieautoryzowane użycie pojazdów służbowych i nieefektywna gospodarka paliwem generują w przeciętnym przedsiębiorstwie z flotą straty sięgające od kilku do kilkunastu procent całkowitych kosztów operacyjnych. W przypadku floty siedmiu samochodów przy średnim przebiegu 3 000 km miesięcznie i cenie diesla rzędu 6,50 PLN – piętnastoprocentowa nadwyżka zużycia to ponad 1 300 złotych co miesiąc dosłownie wylanego w błoto.

Tomasz wyliczył to dopiero po fakcie – gdy miał już dane z systemu GPS. Wcześniej liczył na uczciwość ludzi. Peter Drucker mawiał, że „nie można zarządzać tym, czego się nie mierzy" – i to zdanie Tomasz cytuje teraz przy każdej rozmowie o zarządzaniu flotą.

Co właściwie „ucieka" z floty firmowej?

Rodzaje nieprawidłowości wykrywanych przez systemy GPS można podzielić na kilka kategorii. Oto najczęstsze z nich, razem z tym, jak rejestruje je system telematyczny:

Zestawienie opracowane na podstawie ogólnodostępnych informacji dotyczących funkcjonalności systemów telematycznych. Dane mają charakter poglądowy.

Czy właściciel firmy mógłby wyłapać te rzeczy bez technologii? Teoretycznie tak – wymagałoby to jednak zatrudnienia kogoś, kto jeździłby za każdym kierowcą przez całą dobę. Co jest oczywiście absurdalne.

Kiedy Tomasz otworzył panel po raz pierwszy

Instalacja systemu zajęła jeden dzień roboczy. Montażysta przyjechał rano, do wieczora wszystkie siedem pojazdów było widocznych w panelu. Tomasz wspomina, że przez pierwsze trzy dni właściwie nie odchodził od komputera.

„To było jak założenie okularów po latach życia w przekonaniu, że wzrok ma się w porządku" – mówi. – „Nagle zobaczyłem wszystko".

Pierwsza rzecz, która rzuciła mu się w oczy: jeden z pojazdów regularnie – w każdy piątek – robił ośmiokilometrowy objazd przez dzielnicę, w której mieszkał kierowca. Drugi samochód kilka razy w miesiącu zatrzymywał się na godzinę–półtorej w lokalizacji, która w żaden sposób nie pokrywała się z żadnym zleceniem. Trzeci – co może najbardziej zabolało – był tankowany na stacji, gdzie firma nie miała karty paliwowej.

Żadna z tych rzeczy nie była może z osobna dramatyczna. W sumie dawały jednak kilkaset złotych miesięcznie strat, plus kilkaset kilometrów nadprogramowych przebiegów, które bezpośrednio przekładały się na wyższe koszty serwisowania aut.

Jak działa monitorowanie floty pojazdów – co widzi właściciel?

Systemy GPS klasy profesjonalnej działają w oparciu o tri-systemową nawigację satelitarną GPS/GLONASS/GALILEO, co zapewnia dokładność lokalizacji do 0,5 metra nawet w gęstej zabudowie miejskiej. Pozycja pojazdu odświeżana jest co 3 sekundy – w praktyce zapis trasy jest niemal ciągły, bez luk, które można by wykorzystać do manipulacji danymi.

Właściciel floty widzi w czasie rzeczywistym mapę ze wszystkimi pojazdami, aktualną prędkością każdego z nich, stanem silnika i poziomem paliwa. Może odtworzyć dowolną trasę z ostatnich 3 lat – z dokładnością do sekundy i metra. System automatycznie generuje raporty dobowe, tygodniowe i miesięczne, eksportowalne do Excela lub PDF.

Ważna funkcja dla właścicieli, którzy martwią się o pojazdy poza godzinami pracy, to geofencing – wirtualne strefy. Gdy pojazd nocą wjeżdża w obszar, w którym nie powinno go być, właściciel dostaje powiadomienie natychmiast. I to właśnie monitorowanie floty pojazdów w tej formie – aktywnej, alertowej, a nie tylko archiwalnej – sprawia, że firmy decydują się na to rozwiązanie nie z ciekawości, ale z konkretnej, biznesowej potrzeby.

Urządzenia mają przy tym wbudowany akumulator zapewniający od 17 do 24 godzin pracy nawet po odcięciu zewnętrznego zasilania. To szczegół istotny z jednego powodu: utrudnia sabotaż przez osoby, które chciałyby „zgubić sygnał" na czas prywatnej wycieczki. Jeśli ktoś wyciągnie bezpiecznik z gniazda zapalniczki – system nadal działa.

Co zmieniło się w firmie po sześciu miesiącach?

Pierwsza zmiana była niemal natychmiastowa – i miała charakter czysto behawioralny. Gdy Tomasz poinformował kierowców o instalacji systemu GPS, część nadprogramowych postojów po prostu znikła. Przejazdy „po drodze" się skończyły. Przerwy skróciły się do rozsądnych rozmiarów.

To zjawisko – zmiana zachowania pod wpływem świadomości bycia obserwowanym – jest znane w psychologii jako efekt Hawthorne'a, opisany po raz pierwszy w latach 20. XX wieku podczas eksperymentów przeprowadzonych w zakładach Western Electric w Cicero w stanie Illinois. Okazało się wówczas, że sama obecność obserwatora, bez żadnych innych zmian, podnosiła wydajność pracowników. System GPS działa na podobnej zasadzie: nie musi „łapać" kierowcy za rękę każdego dnia – wystarczy, że kierowca wie, że taka możliwość istnieje.

Po sześciu miesiącach Tomasz wyliczył wyniki. Paliwo: minus 18% względem analogicznego okresu rok wcześniej. Przebieg pojazdów: niższy o około 12%. Czas realizacji zleceń: skrócony, bo trasy były faktycznie optymalne, a nie okrągłe.

Monitoring aut – nie tylko dla dużych flot

Warto przy tym zaznaczyć, że podobne rozwiązania sprawdzają się nie tylko w firmach z kilkoma lub kilkudziesięcioma pojazdami. Profesjonalny monitoring aut ma sens już od jednego pojazdu – szczególnie wtedy, gdy samochód służbowy używany jest przez pracownika, który sam planuje sobie trasy i sam rozlicza przejazdy. Albo gdy właściciel udostępnia auto dorosłemu dziecku i chciałby wiedzieć, czy porusza się ono bezpiecznie. Albo gdy cenny pojazd stoi przez noc na parkingu w niezbyt spokojnej okolicy.

Dokładność do 0,5 metra, odświeżanie co kilka sekund, historia tras dostępna przez trzy lata i możliwość zdalnego zablokowania silnika z telefonu – to nie jest arsenał zarezerwowany dla wielkich firm logistycznych. To narzędzia dostępne za abonament zaczynający się od 12 złotych netto miesięcznie przy płatności rocznej (140 zł za rok) lub 15 zł przy rozliczeniu miesięcznym.

Pewien przewoźnik z Podkarpacia, cytowany w branżowych rozmowach jako przykład rozsądnego podejścia do kosztów, skomentował to kiedyś tak: „Na GPS wydaję tyle, co na dwa kebaby miesięcznie na pracownika. A oszczędności to tysiące złotych rocznie."

Czy GPS to zamach na zaufanie?

Jeden z argumentów, który pojawia się w dyskusjach o monitoringu floty, brzmi mniej więcej tak: „Skoro nie ufam swoim ludziom, to może powinienem ich po prostu zwolnić". To brzmi sensownie. Ale jest trochę tak, jak mówić, że nie warto zakładać alarmu w biurze, skoro pracownicy są uczciwi.

Kontrola i zaufanie nie wykluczają się – uzupełniają. Większość kierowców Tomasza, zapytanych o zdanie po kilku miesiącach od instalacji, odpowiedziała, że nie mają z tym problemu. Jeden stwierdził wprost, że woli wiedzieć, że jego godziny pracy są rejestrowane, bo to chroni go przed sytuacją, gdy pracodawca mógłby twierdzić, że spędził zbyt mało czasu na trasie.

Obiektywne dane działają w dwie strony. I właśnie to jest największa wartość takich systemów – nie kontrola dla samej kontroli, ale fakty zamiast domysłów. Zarówno dla właściciela, jak i dla zatrudnionych przez niego ludzi.

Co warto wiedzieć przed wdrożeniem

Montaż urządzenia GPS zajmuje około godziny i nie wymaga ingerencji w fabryczną instalację elektryczną – jest nieinwazyjny i praktycznie niewidoczny dla osób postronnych. Urządzenia są objęte dwuletnią gwarancją, a panel dostępny jest zarówno z przeglądarki internetowej, jak i z aplikacji mobilnej na iOS i Android. Dla firm obsługujących transport międzynarodowy dostępne są pakiety z zasięgiem europejskim i globalnym. Jeśli potrzebna jest obsługa eTOLL lub SENT – to osobna opcja w wyższych pakietach, nie wliczona w wariant podstawowy.

Tomasz podsumowuje to krótko: „Żałuję, że nie zrobiłem tego siedem lat wcześniej. Nie dlatego, że moi kierowcy byli wyjątkowo nieuczciwi. Ale dlatego, że zarządzanie bez danych to zarządzanie po omacku".

Trudno się z tym nie zgodzić.