Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Jakie informacje powinny znajdować się na fakturze pro forma?

Faktura pro forma wygląda identycznie ja właściwa faktura. Powinna zawierać tytuł transakcji, numer kolejny wystawionej faktury i oczywiście datę. Oprócz czytelnego opisu przedmiotu transakcji powinna zawierać cenę jednostkową produktu czy usługi oraz cenę wynikającą z wyliczenia całości transakcji. Tak jak w standardowej fakturze VAT powinna zawierać wartość netto, wysokość podatku VAT, wartość VAT oraz wartość brutto dla całej transakcji.

Równie istotnym elementem faktury pro forma są warunki terminowe realizacji zakupu produktów czy usługi, data dokonania sprzedaży oraz termin płatności, pomimo że odbiorca faktury nie jest zobligowany do zapłaty. Niezbędne są również wszystkie dane adresowe oraz pełna nazwa wraz z numerem NIP wystawiającego fakturę oraz jej odbiorcy. Jedyną różnicą zachodzącą pomiędzy standardową fakturą a fakturą pro forma jest sama nazwa faktury, tytuł tego dokumentu. W tytule faktury opisującym rodzaj dokumentu fiskalnego muszą znaleźć się słowa : faktura pro forma.

Kiedy przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma?

Ponieważ faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego, nie funkcjonuje w polskim prawie fiskalnym i księgowości, nie ma ściśle określonych reguł dotyczących warunków jej wystawienia czy odbioru. Nie istnieją przepisy regulujące zasady i terminy jej przesyłania. Najczęściej faktura pro forma, jako część oferty, przesyłana jest kontrahentowi z pierwszymi dokumentami w celach poglądowych. Kontrahent, razem ze wszystkimi szczegółami oferty ma możliwość zapoznania się z wartością przedmiotu oferty oraz sposobem fakturowania należności.

Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z możliwości wystawienia faktury pro forma jako sposobu na przypomnienie kontrahentowi o terminie płatności. Przed ostatecznym terminem zapłaty wysyłają do niego tego typu dokument jako delikatną prośbę o wpisanie na listę przelewów również tej płatności. Faktura pro forma może być też sposobem na przypomnienie o płatności zaległej. Wówczas jest zdecydowanie bardziej elegancką formą niż wezwanie do zapłaty.

Trzeba również pamiętać, że w przypadku płatności zaliczkowej czy całościowe przedpłaty przedsiębiorca nie może już wystawić faktury pro forma, w takim przypadku musi to być faktura właściwa i ostateczna.

Informację o rozliczaniu faktur dostarczył serwis Faktury.pl umożliwiający wystawianie faktur online.